С переходом на электронные перевозочные документы (ЭПД) экспедитор перестает быть просто посредником в цепочке. Он равноправный участник обмена, который часто выступает архитектором всего документооборота в рейсе. От того, как экспедитор выстроит процессы и правильно ли определит свою роль, зависит возможность осуществления перевозки.

Разбираемся, в каких случаях экспедитор становится ключевой фигурой в ЭТрН, какие документы он обязан оформить и как автоматизировать рутину.

Главный водораздел: четыре вопроса для выбора схемы

Вся логика оформления ЭТрН с участием экспедитора строится на ответах на вопросы:

1. Нанимает ли экспедитор стороннюю транспортную компанию для перевозки?
2. Принимает ли экспедитор груз во владение?
3. Является ли экспедитор лицом, осуществляющим погрузку (ЛОП)?
4. Везёт ли экспедитор груз своим транспортом?

Ответы на них определяют, кто будет указан в ЭТрН в качестве грузоотправителя, перевозчика и заказчика услуги, а также понадобится ли вообще транспортная накладная.

Сценарий 1. Экспедитор принимает груз во владение 

Когда экспедитор принимает груз во владение от клиента и нанимает стороннего перевозчика для доставки, то в ЭТрН грузоотправителем указывается сам экспедитор. В документе проставляется соответствующая отметка и указываются реквизиты организации, нанявшей экспедитора, и договора транспортно-экспедиционного обслуживания. 

Если экспедитор сам отвечает за погрузку, то он также и оформляет Титул 1 в ЭТрН. Либо за него это делает иное уполномоченное лицо (например, оператор склада).

При использовании экспедитором собственного транспорта накладную оформлять не обязательно, она избыточна. Достаточно путевого листа.

Сценарий 2. Экспедитор НЕ принимает груз во владение

Если экспедитор только организует перевозку, то груз остается во владении заказчика перевозки. Экспедитор не фигурирует в ЭТрН как грузоотправитель, а выступает как фактический перевозчик. В этой ситуации экспедитор заполняет соответствующие титулы транспортной накладной при приёмке груза со склада отправителя и после отгрузки на складе получателя.

Если экспедитор привлекает наёмный транспорт, то ЭТрН оформляется между клиентом и фактическим перевозчиком. 

Цепочка сопроводительных документов: ЭПЭ, ЭЭР, ЭСР

Помимо ЭТрН, в цепочке экспедирования участвуют специализированные электронные документы. Все они передаются через оператора ИС ЭПД в ГИС ЭПД.

Электронное поручение экспедитору (ЭПЭ). Базовый документ, определяющий условия оказания услуг.

• Титул 1 создает и подписывает заказчик (клиент).
• Титул 2 формирует экспедитор, тем самым согласовывая поручение. Оформляется всегда, даже если экспедитор не принимает груз во владение.

Электронная экспедиторская расписка (ЭЭР). Подтверждает факт принятия груза во владение.

• Формирует и подписывает только экспедитор. Клиент этот документ не подписывает — он является получателем информации.

Электронная складская расписка (ЭСР). Применяется, если груз принят на ответственное хранение (например, на 3PL-складе).

• Формируется только экспедитором.

Автоматизация: создание ЭТрН на основе электронного заказ-заявки (ЭЗЗ)

Одна из главных болей логистов — двойной ввод данных. Сначала условия рейса согласуются в заявке, затем те же данные вручную перебиваются в транспортную накладную.

ЭПД решает эту проблему через связь ЭЗЗ и ЭТрН. Электронный заказ-заявка — это документ для согласования условий перевозки (груз, адреса, сроки, транспорт, водитель, стоимость).

Как это работает:

1. Участники согласуют ЭЗЗ.
2. Данные из ЭЗЗ автоматически переносятся в черновик ЭТрН.
3. Логистам и водителям остается только дополнить и подписать титулы.

Для экспедитора, обрабатывающего сотни рейсов, это исключает ошибки ручного ввода и ускоряет оформление в несколько раз.