С 1 сентября 2026 года обмен электронными перевозочными документами становится обязательным. Каждая компания, участвующая в грузоперевозках — отправитель, перевозчик, экспедитор, получатель — должна подключиться к оператору информационной системы электронных перевозочных документов. Разберёмся, по каким критериям выбирать оператора.

Что делает оператор

Если ГИС ЭПД — это государственная система для сбора данных и точка контроля, то оператор — это интерфейс, через который бизнес взаимодействует с ней. Оператор предоставляет инструмент для создания электронных транспортных накладных, путевых листов, заказов-заявок и других документов в утверждённых форматах. Он проверяет корректность заполнения документов, передаёт их между участниками перевозки для подписания, отправляет данные в ГИС ЭПД.

Также оператор обеспечивает роуминг — обмен с контрагентами, подключёнными к другим сервисам.

Аккредитация и срок действия записи

Это блокирующий фильтр. Оператор обязан быть включён в реестр Минтранса. Без этого он не имеет права передавать ЭПД в государственную систему, и любой обмен через него юридически ничтожен. Проверять наличие записи нужно на сайте Минтранса. Важно смотреть на статус подключения к ГИС ЭПД и на срок действия реестровой записи. 

Интеграционные возможности

Для компаний с регулярными перевозками это ключевой критерий. Чем глубже интеграция, тем меньше ручного труда и ошибок. Вариантов несколько.

Для разовых перевозок и малого объёма подходит веб-кабинет на сервере оператора. Документы формируются в браузере, это удобно, если речь идёт о нескольких десятках накладных в месяц.

Для среднего бизнеса, работающего, например, в 1С, критически важен готовый модуль внутри учётной системы. Документы формируются и подписываются прямо в привычном интерфейсе, данные не нужно переносить вручную.

Крупным компаниям с собственной TMS или WMS, а также с международными ERP — SAP, Oracle, Microsoft Dynamics — нужны более серьёзные интеграционные инструменты.

При сотнях документов в день работа без интеграции превращается в ручной труд: данные приходится переносить из учётной системы в веб-кабинет оператора и обратно. Это повышает риск ошибок и замедляет массовый обмен. Стоимость интеграции часто недооценивают на старте. Готовый модуль для типовой 1С обычно доступен по цене широкому кругу предпринимателей, хотя нестандартная конфигурация требует доработок. Интеграция со множеством систем и сложными процессами — это полноценный проект внедрения.

Поддержка нужных видов ЭПД

Не каждый оператор закрывает все типы перевозочных документов. Под обязательный обмен попадают электронная транспортная накладная, заказ-заявка, экспедиторская расписка, складская расписка, поручение экспедитору. Перед подключением нужно уточнить, какие форматы поддерживаются сейчас, какие будут поддержаны к 1 сентября 2026 года.

Роуминг с другими операторами

Контрагент может использовать другого оператора ИС ЭПД. Роуминг — это стыковка сервисов, которая позволяет обмениваться документами без дополнительных сложностей. Важно смотреть на количество настроенных роуминговых соединений у оператора и на возможность подключить роуминг с конкретным сервисом, если его ещё нет в списке. Если вы работаете с торговыми сетями, маркетплейсами, несколькими перевозчиками или региональными складами, роуминг часто важнее минимальной цены за документ. Если контрагенты не смогут обмениваться документами, экономия на тарифе не поможет.

Мобильное приложение для водителей

Водитель — зачастую слабое звено цифрового обмена. У него редко есть ноутбук, часто плохая связь в дороге, и при остановке инспектором ГИБДД ему нужно за минуту предъявить документ. В мобильном приложении оператора должен быть простой и понятный функционал работы с перевозочными документами. Без мобильного приложения вся цифровизация перевозки сводится к тому, что водитель возит распечатку, и смысл цифровизации теряется.

Тарифы и модель ценообразования

При сравнении нужно учитывать стоимость исходящего электронного перевозочного документа — входящие у большинства операторов бесплатны. Также важно смотреть на цену дополнительных услуг, например, интеграции с учётными системами, условия техподдержки на разных тарифах и наличие бесплатного демо-периода.

Ориентироваться только на цену за документ — не всегда верно. У оператора с самым низким тарифом может не быть мобильного приложения или роуминга с вашим ключевым контрагентом, и реальная стоимость владения окажется выше.

Техническая поддержка и SLA

Перевозки могут проходить в любое время суток. Если водитель не может подписать электронную накладную на погрузке поздно вечером, а поддержка работает только в будние дни с 9:00 до 18:00, простой транспорта обойдётся дорого. Перед подключением нужно уточнить режим работы поддержки, каналы связи — телефон, чат, тикет-система, выделенный менеджер, SLA по времени реакции и решения инцидентов, наличие базы знаний и обучающих материалов на сайте.

Информационная безопасность

Оператор обрабатывает коммерческую информацию о маршрутах, грузах, контрагентах и стоимости перевозок. Базовый набор требований — лицензия ФСБ на работу со средствами криптографической защиты информации, лицензия ФСТЭК на деятельность по технической защите конфиденциальной информации, соответствие закону о персональных данных, задокументированный SLA по доступности сервиса, резервирование центров обработки данных и регулярное резервное копирование. Все указанные параметры нужно запрашивать у оператора.

Аккредитация Минтранса — серьёзный фильтр. Чтобы попасть в реестр, компания должна соответствовать ряду требований. Это отсекает случайных игроков и гарантирует, что оператор способен обеспечить стабильный обмен.

Сроки подключения

Стандартный процесс подключения занимает от одного до пяти рабочих дней и включает заключение договора и выбор тарифного плана, регистрацию в системе и настройку профиля компании, получение или привязку электронной подписи и доверенностей, настройку прав доступа сотрудников и тестовую проверку передачи данных в ГИС ЭПД. 

Итог

Выбор оператора ИС ЭПД — это не только вопрос цены за документ. На первом месте аккредитация в реестре Минтранса — без этого обмен юридически ничтожен. Для компаний с регулярными перевозками критически важны интеграционные возможности — это вопрос производительности и отсутствия ошибок.

Роуминг обеспечивает обмен с любыми контрагентами независимо от их оператора. Мобильное приложение необходимо для водителей. Тарифы и техподдержка важны, но вторичны по сравнению с функциональностью. Чем раньше начать выбор и подключение, тем спокойнее пройдёт переход на обязательный обмен электронными перевозочными документами.