С переходом на электронные транспортные накладные у логистов и перевозчиков периодически возникает один и тот же вопрос: что делать, если рейс вообще не состоялся? Можно ли аннулировать электронную транспортную накладную, удалить или отменить? Ответ короткий — нет. Но есть нюансы, которые стоит разобрать.

Почему аннулирование невозможно

В ГИС ЭПД нельзя аннулировать или удалить документ в привычном смысле. Всё, что система обработала и приняла, остаётся там навсегда. Это сознательный принцип работы системы: записанные данные нельзя изменить или стереть, можно только добавить новую запись поверх — например, о корректировке или создании нового документа.

Транспортная накладная — это первичный учётный документ. По закону стороны обязаны формировать её при каждой организации доставки груза, и сам факт её создания уже отражает определённые хозяйственные отношения. Просто «отменить» её задним числом — значит создать возможность для манипуляций с документами, чего система изначально не допускает.

Что можно сделать вместо аннулирования

Если накладная уже ушла в систему, а перевозка не состоялась, стороны могут пойти обходным путём. Участники перевозки составляют соглашение в свободной форме о том, что конкретная накладная признаётся недействительной. Документ подписывают те же лица, которые подписывали саму ЭТрН — грузоотправитель и перевозчик. Грузополучателя в этом случае достаточно уведомить, его подпись на соглашении не требуется.

После этого создаётся новая ЭТрН с корректными данными. В ГИС ЭПД в итоге останутся обе версии. Это нормальная ситуация: система фиксирует всю историю документооборота, и наличие «отменённой» версии не является нарушением.

Как устроены исправления

Порядок внесения правок напрямую зависит от того, на какой стадии обнаружена ошибка.

Если титул ещё не подписан и не отправлен в ГИС ЭПД, ограничений нет — документ редактируется напрямую. Это самый простой сценарий, и именно поэтому проверка данных до подписания остаётся ключевым этапом.

Нельзя исправлять:

• Сведения грузоотправителя о передаче груза при приёме груза перевозчиком;
• Оговорки и замечания перевозчика при приёмке груза;
• Сведения о приёмке груза грузополучателем от перевозчика;
• Оговорки и замечания перевозчика при выдаче груза.

Структура титулов и принцип парности

Электронная транспортная накладная устроена иначе, чем бумажная. Это не единый документ с подписями в нужных местах, а набор титулов — специальных файлов, которыми обмениваются участники перевозки.

Титул 1 заполняет грузоотправитель при погрузке, ему соответствует Титул 2, который заполняет перевозчик при получении груза.

Титул 3 — это приёмка у грузополучателя, ему в пару идёт Титул 4 — выгрузка, которую фиксирует перевозчик.

Титулы 5 и 6 отвечают за финансовую часть и также существуют только в паре.

Титул 7 — переадресация, которую оформляет перевозчик, а Титул 9 — указание о переадресовке от грузоотправителя. Титул 8 — замена, единственный титул, у которого нет пары.

Принцип парности означает, что некоторые титулы юридически существуют только вместе. Это важно учитывать при работе с системой: правка одного титула автоматически тянет за собой необходимость работы с парным.