В сфере грузоперевозок документооборот играет ключевую роль. Одним из часто обсуждаемых вопросов является: Можно ли на транспортные услуги оформлять УПД? 

Ответ — да, универсальный передаточный документ можно использовать, но важно понимать, в каких случаях и с какими нюансами.

Что такое УПД?

Универсальный передаточный документ (УПД) в электронном виде объединяет счёт-фактуру и сведения из первичного учётного документа. Согласно определению ФНС, это могут быть данные из документа об отгрузке товаров или выполнении работ; документа о передаче имущественных прав или оказании услуг. УПД упрощает документооборот, поскольку предполагает подготовку и отправку одной общей формы вместо нескольких отдельных. Налоговое ведомство видит в этом уход от излишнего регулирования

В грузоперевозках УПД можно применять при работе с транспортными компаниями, которые оказывают логистические услуги.

Стоит помнить, что с 1 января 2026 года, согласно приказу ФНС № ЕД-7-26/28@ электронные формы ТОРГ-12 и акта выполненных работ отменяются — им на замену приходит универсальный передаточный документ. Он станет единственным официальным документом об отгрузке.

ЭТрН вместо УПД

Форматом электронной транспортной накладной предусмотрены файлы обмена об изменении финансового состояния перевозчика и грузоотправителя по факту перевозки. Они представляют собой аналог титула продавца и покупателя из УПД с функцией ДОП. Это своего рода акт, который позволяет исчислять налог на прибыль и запускает отсрочку платежа, если она в договоре привязана к оформлению закрывающих документов.

Данные файлы не являются обязательными. Если участники перевозки решают их не оформлять, то они должны оформлять УПД. Также нужно использовать УПД если перевозка идёт с фиксацией НДС. В этом случае обязательно нужно офрмлять УПД с функцией СЧФ.

В каких случаях уместно использование УПД?

Как правило, УПД в грузоперевозках применяют те компании, которые по разным причинам не готовы работать с транспортной накладной как с первичным учётным документом.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2011 N 272, определено, что заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, если в ней отражены все обязательные реквизиты и поля. В иных случаях, например, при отсутствии итоговой стоимости перевозки, транспортная накладная может служить основанием для составления соответствующего УПД.

УПД не заменяет транспортную накладную как основной документ, удостоверяющий факт перевозки. Транспортная накладная остаётся обязательной для подтверждения условий перевозки, ответственности сторон и контроля за перемещением груза. УПД же служит целям расчётов и бухгалтерского учёта.

Без транспортной накладной можно обойтись, если:

• Товар забирает сам владелец (покупатель) на своём автомобиле

• Груз доставляется продавцом на собственном транспорте, а стоимость доставки включена в цену товара.

Преимущества электронного УПД

• Экономия времени и средств: нет расходов на бумагу, печать, курьерскую доставку.

• Скорость обмена: документ передаётся за секунды.

• Меньше ошибок: автоматическое заполнение реквизитов, проверка полей. ·

• Контроль и архивация: все документы хранятся в одном месте, доступны в любой момент.