Электронная транспортная накладная (ЭТрН) формируется как совокупность последовательных файлов обмена или титулов. Каждый титул фиксирует конкретный этап перевозки и подписывается уполномоченным участником.

Оператор ИС ЭПД передаёт данные в ГИС ЭПД, проводя форматно-логический контроль, проверяет наличие машиночитаемой доверенности и корректного вида подписи. Понимание структуры титулов исключает задержки на погрузке/выгрузке, снижает количество возвратов на доработку и позволяет настроить ролевую модель под ваш бизнес-процесс.

Опциональные и ситуационные титулы подключаются только в специфических сценариях: фиксация итоговой стоимости перевозки (Титулы 5 и 6), переадресация груза (Титул 7) или замена водителя/транспортного средства в ходе рейса (Титул 8). В стандартной цепочке перевозки достаточно первых четырёх титулов.

Титул 1: Инициация перевозки

Процесс формирования ЭТрН начинается с Титула 1, который создаёт грузоотправитель до момента погрузки. В этом титуле фиксируются условия договора, реквизиты сторон, данные водителя и транспортного средства, параметры груза и ссылки на сопроводительные документы.

Важно учитывать, что подписывать Титул 1 должно юридическое лицо, осуществляющее погрузку в транспорт. Обычно оно совпадает с грузоотправителем, но иногда это может быть сторонний склад ответственного хранения.

После подписания документ проходит проверку оператора и направляется в ГИС ЭПД — только после успешной валидации становится доступен следующий этап.

Титул 2: Фиксация состояния при погрузке

Титул 2 формирует перевозчик непосредственно на площадке погрузки, после сверки груза. В этом титуле фиксируется фактическое состояние тары, упаковки, маркировки и пломб на момент приёма — это точка передачи ответственности за груз.

Подписать Титул 2 может как сотрудник перевозчика с УКЭП, так и водитель. При наличии полномочий и инструментов водитель использует простую электронную подпись (ПЭП) или Госключ с машиночитаемой доверенностью. Это позволяет не привлекать офис перевозчика для удалённого подписания и ускоряет процесс погрузки. Если водитель является ещё и ИП, можно использовать УКЭП ИП Госключ без доверенности.

После подписания Титула 2 документ переходит в статус «Принят транспортной компанией».

Титул 3: Приёмка на стороне получателя

Титул 3 подписывает грузополучатель в момент выгрузки. В этом титуле указываются время и место приёмки, фактическое состояние груза и отметки о расхождениях — если они есть.

При частичной приёмке грузополучатель указывает фактически принятое количество, а для оставшейся части груза может быть оформлен файл переадресовки (Титул 7).

Подписание Титула 3 подтверждает выполнение перевозки со стороны получателя и активирует возможность формирования финального титула.

Титул 4: Закрытие документа

Титул 4 завершает цепочку: его подписывает перевозчик сразу после успешной выгрузки. В этом титуле фиксируется подтверждение факта сдачи груза грузополучателю.

После подписания ЭТрН переходит в статус «Завершена», получает окончательную юридическую силу и направляется в ГИС ЭПД.

С этого момента документ доступен для отчётности и предъявления контролирующим органам.

Автоматизация титулов: какие данные подтягиваются сами

Одно из ключевых преимуществ перехода на ЭТрН — снижение ручной работы и уменьшение ошибок за счёт автоматического заполнения данных в титулах.

При формировании ЭТрН на основе электронного заказа-заявки (ЭЗЗ) часть информации подставляется автоматически из предшествующего документа: данные водителя (ФИО, номер прав), сведения о транспортном средстве (госномер, марка, грузоподъёмность, информация о прицепе), основание владения транспортным средством и реквизиты перевозчика.

Дополнительно часть данных подгружается из справочников, что исключает необходимость ручного ввода повторяющейся информации.

Также можно настроить интеграцию с собственными учётными системами для автоматизированного обмена данными — это позволяет синхронизировать параметры груза, маршруты и контрагентов без дублирования. Несмотря на автоматизацию, ответственность за корректность данных остаётся на подписанте, поэтому рекомендуется проверять автоматически подставленные значения перед подписанием титула.

Сроки подписания титулов

Сроки подписания титулов в ЭТрН определяются не календарными нормативами, а логикой последовательного прохождения этапов: документ не перейдёт к следующему участнику, пока предыдущий титул не будет подписан и успешно пройдёт валидацию в ГИС ЭПД.

Титул 1 формируется грузоотправителем до начала погрузки, Титул 2 — перевозчиком непосредственно на площадке после сверки загруженного в транспорт груза, Титул 3 — грузополучателем в момент выгрузки, Титул 4 — перевозчиком сразу после подтверждения сдачи груза.

Нарушение этой последовательности или задержка на любом этапе блокирует дальнейшее движение документа: например, пока не подписан Титул 3, перевозчик не может сформировать финальный Титул 4, а документ не получит статус «Завершён».

Важно учитывать, что внести исправления в титул можно только до момента его подписания и передачи в ГИС ЭПД — после валидации системой прямое редактирование блокируется, а корректировки возможны лишь через отдельные файлы исправлений и не по всем полям

Для контроля процесса полезно настроить уведомления в личном кабинете оператора ИС ЭПД — это позволяет логисту оперативно реагировать, если титул не был подписан в ожидаемые сроки.